Aan de keukentafel van Roy Kemmerling lagen ooit stapels catalogi. Balpennen, mokken, sleutelhangers – alle varianten op een hoop. Distributeurs bladerden zich suf, urenlang. Het was 2006, Google was nog jong, en de promomarkt werkte nog met ordners en pdf’s. Tot Roy samen met zijn kompaan Erwin besloot: dit kan slimmer.
Ze stopten productdata in een database. Promotional Content noemden ze dat. Het leek een bijprojectje, een digitale vervanger van de tafel vol brochures. Maar al snel vroegen distributeurs: “Kan ik die database ook aan mijn klant laten zien?” Zo ontstonden de eerste zoekfuncties voor eindklanten. Toen volgden offertes, orderbevestigingen, facturen. Voor ze het wisten bouwden Roy en Erwin aan iets dat op een volwaardig ERP-systeem leek. Promotional Office werd geboren.
Van Nederland naar Duitsland
In Nederland kreeg het systeem voet aan de grond. Maar de echte sprong kwam in 2012, toen Promidata Duitsland betrad. “Het is daar gewoon anders zaken doen. Afspraak is afspraak en zo ook met financiële afspraken. Dus als je als leverancier doet wat je zegt, dan hoort daarbij dat de klant ook doet wat je afspreekt. Zo heb je vanuit Duitsland binnen 8 dagen het geld op je rekening, terwijl je in Nederland soms 120 dagen moet wachten op een betaling. Bovendien werken Duitse bedrijven met serieuze driejarenplannen. Ze vragen je gewoon: Roy, wil je onderdeel zijn van ons plan?”
Die mentaliteit sloot beter aan bij zijn eigen manier van werken. Promidata groeide in Duitsland, Oostenrijk en Zwitserland harder dan in Nederland. In 2016 volgde de UK, via een samenwerking met Sourcing City. En telkens stond hetzelfde idee centraal: Connecting the Industry.
Webshops en data
Eerlijk is eerlijk, Roy geloofde nooit echt in webshops. “Ik dacht: je wordt nooit een top player in Google. En ik denk dat nog steeds.” Maar klanten dachten anders, dus er kwamen tóch webshops. Met verrijkte data, bewerkingsopties en kostprijzen. “Uiteindelijk werd data ons belangrijkste product,” vertelt hij. Niet de shop zelf, maar de gestructureerde product- en bewerkingsdata die grote distributeurs konden gebruiken. Het leverde Promidata een positie op als dataprovider, naast softwarebouwer. En het onderscheid met concurrenten werd steeds duidelijker: “Er is niemand die het totaalplaatje onder één dak heeft. Webshop, Brandstores/ Fulfilment, data, ERP, DTP/Logo tool, extranet, sourcing – wij leveren het allemaal.”
De wissel
Maar twintig jaar bouwen vraagt ook om loslaten. Roy: “Ik was het probleem én de oplossing. Als ik ruimte wilde maken voor jongere mensen, moest ik zelf een stap terug doen.” En dus schoof hij Mart Hellenbrand, sinds 2015 in dienst, steeds meer naar voren. Mart begon als stagiair commerciële economie, bleef hangen, en groeide uit tot de man die Roy’s ideeën vertaalt naar werkbare plannen voor programmeurs en klanten.
De metafoor komt uit hun gezamenlijke voetbalcarrière: Roy was rechtsback, Mart rechtsmidden. “Als ik de bal kwijt wilde, gooide ik hem naar voren en mocht Mart het oplossen,” grijnst Roy. “Zo werkt het hier nog steeds. Ik gooi het idee, hij maakt het uitvoerbaar. Frank Hanssen is naar voren geschoven als Sales Consultant en Mart Hellenbrand is de COO. Ik blijf op de achtergrond als CEO van het bedrijf.”
SynQore: het nieuwe hart
Het kroonstuk van twintig jaar Promidata is SynQore, de opvolger van Promotional Office. Een volledig webbased ERP-systeem en communicatieplatform. “Keep it simple,” zegt Mart. Offertes, orders, facturen: alles is met een paar klikken geregeld. Met FastEditor ernaast kan nu zelfs een complete print-ready order rechtstreeks naar suppliers worden doorgeschoten – geen losse tekstvelden meer, maar 100% productieklare orders.
De belangstelling is groot: er staat al een wachtlijst. Toch gaat Promidata gefaseerd te werk. “We willen de kwaliteit hooghouden. Iedereen wil het nu, maar we rollen het rustig uit.”
De markt verandert
Wat brengt de toekomst? Roy ziet distributiekanalen in elkaar schuiven. Minder distributeurs, meer suppliers die direct leveren. Toch blijft er ruimte voor distributeurs – maar dan als creatieve salesagenten, conceptdenkers, marketingbureaus. “De dozenschuiver die alleen offertes opvraagt en marges vergelijkt, die gaat het niet redden. Creativiteit en klantcontact worden bepalend. Automatisering speelt daarin de hoofdrol. Alles wat repeterend en administratief is, moet verdwijnen. AI doet al zijn intrede – van orderflows tot creatieve voorstellen.”
Duitsland versus Nederland
Het contrast tussen Nederland en Duitsland blijft groot. In Nederland pioniert men snel, maar ontbreekt vaak de lange termijnvisie. In Duitsland duurt alles langer – zes schijven, hiërarchie, procedures – maar de stabiliteit is groot. Familiebedrijven denken in generaties, niet in kwartalen. “Dat rentmeesterschap, dat vind ik mooi,” zegt Roy. “Ze willen het bedrijf beter achterlaten voor de volgende generatie. In Nederland is het vaak: kan het morgen een euro goedkoper?”
Lessen en leergeld
Twintig jaar Promidata was geen rechte lijn omhoog. Er waren ook mislukkingen. Een eigen financieel pakket: na twee jaar de stekker eruit. Projecten rond print-ready artwork: tonnen geïnvesteerd, maar gestopt. “Duur leergeld,” lacht Roy. “Maar liever een ton verliezen en stoppen, dan stoer doorgaan met iets wat niet werkt.”
De blik vooruit
De komende jaren moet SynQore uitgroeien tot hét hart van de promotionele industrie. Alles draait om automatisering, tijdsbesparing en margeverbetering. Maar ook om partnerships. Met suppliers, met distributeurs, met branchegenoten. “Openheid en eerlijkheid hebben ons gebracht waar we nu zijn,” zegt Roy. “Ik vertel geen verhalen die ik niet kan waarmaken. Dat is ons onderscheid.”
En wat hemzelf betreft? Na twintig jaar wil hij terug naar de achtergrond, zijn oude vertrouwde plek. Strategie, visie, gesprekken op hoog niveau – en de rest overlaten aan Mart en het team. “Want,” zegt hij met een knipoog, “uiteindelijk moet je ook weten wanneer je de bal doorspeelt.”
