Veel mensen in ons vak aan distributeurszijde praten over het debacle van de defensie pitch (aanbesteding). Het account van rond de drie miljoen euro werd verleden jaar aanbesteed en recentelijk gegund. Meerdere distributeurs werden in deze pitch meegenomen, o.a. Compacon, Loyalty Makers, Keiretsu en Be Global (dat uiteindelijk besloot niet mee te doen). De winnaar werd Keiretsu, tot dat het Ministerie van Defensie verleden week ineens de opdracht terugtrok. Wat is hier aan de hand?
Vanzelfsprekend heb ik een rondje gebeld en kom ik tot de volgende conclusie. Het zou goed zijn als de grotere distributeurs eventueel in samenspraak met grote opdrachtgevers een pitch protocol opstellen. Het gaat mijns inziens namelijk al fout bij de formulering van de aanbesteding. Maar al te vaak gaat 70 tot 80% van die aanbesteding (zo ook in het geval van defensie) over de prijs van promotionele producten en diensten over een langere termijn. Zou een opdrachtgever nu appels met appels vergelijken, dan zou er voor wat betreft de vergelijking op prijs geen probleem zijn. Dit is echter veelal niet het geval. Zaken als materiaal staan niet voor de volle 100% vast, waardoor verschillen in kwaliteit et cetera al snel kunnen plaatsvinden. Je mag toch hopen dat de inkoopafdeling van defensie voor wat betreft het inkopen van bijvoorbeeld voertuigen en wapens zijn zaakjes beter voor elkaar heeft.
Daarnaast zijn distributeurs geen dozenschuivers. Ze leveren toegevoegde waarde op onder meer creativiteit, compliance, kennis omtrent duurzaamheid en ga zo maar door. Beoordeel ze daar dan ook op. Zorg dat er juist op die toegevoegde waarde meetinstrumenten ingebouwd worden in een aanbesteding in plaats van alleen maar kijken naar de prijs. Op dit laatste is de relatie tussen het Ministerie van Defensie en Keiretsu geklapt. Als gevolg van onder meer stijgende grondstofprijzen en vervoerskosten kon Keiretsu de afgegeven prijzen (die dus voor langere tijd zouden moeten gelden) niet overeind houden. Zoveel is duidelijk als je tussen de regels doorleest van de brief die defensie verstuurd heeft naar alle pitchdeelnemers. De vraag is natuurlijk of Keiretsu die lage prijzen met opzet heeft doorgegeven met als doel de pitch te winnen. Jammer genoeg heeft het bedrijf voordat dit stukje online ging nog niet gereageerd.
Kom ik terug bij de eerdere conclusie dat het goed zou zijn als er een pitch protocol zou komen waar zowel opdrachtgevers als distributeurs zich aan zouden moeten houden. Natuurlijk kun je als tegenstander zeggen dat we in een vrije markt opereren, waar je mag doen wat je wilt. Ik breng daar op mijn beurt tegenin dat je dit soort toestanden als met defensie wilt voorkomen. Het is gewoon slecht voor onze markt.
Nu zou je als leek denken dat de opdracht gegund zou worden aan de nummer twee uit de pitch. Dat is echter niet het geval. Voorlopig blijft het Ministerie van Defensie werken met zowel Loyalty Makers als Compacon, die het account nu ook behandelen. De kans is echter groot dat het hele circus weer van voren af aan zal beginnen. Ik spreek de wens uit, dat het Ministerie van Defensie de criteria van de aanbesteding zal aanpassen. Er is meer van belang in onze wereld dan alleen de laagste prijs…
Binnenkort komen we in PromZ Vak terug op aanbestedingen in onze branche.