PromZ Vak 02-2019

- n i e uws GESCHREVEN ONDER VERANTWOORDING VAN HET PPP Wilt u op de hoogte blijven van wat er in de branche speelt? Word lid van het PPP! Ontdek de voordelen! www.ppp-online.nl 9 Praktische vragen en antwoorden over de AVG Sinds vorig voorjaar – 25 mei 2018 – is de Algemene Verordening Gegevensbescherming | AVG van kracht. De nieuwe Europese privacywet geldt voor iedereen en dus ook voor leveranciers en distributeurs van promotionele producten, rela- tie- en kerstgeschenken. “De AVG heeft veel aandacht gekregen,” zegt PPP directeur Marijke van Hoorne. “In 2018 lag de nadruk van de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) op voorlichting en uitleg. Dit jaar gaat de AP steviger inzetten op handhaving. De AVG heeft ook veel los gemaakt en vragen opgeworpen. Bijvoorbeeld: Mag je nog deelnemerslijsten voor bijeenkomsten maken? Mogen er tijdens evenementen foto’s worden gemaakt? Mag ik die publiceren op de website? Gaat de AVG ook over papier? Wat te doen bij een data- lek? Op deze praktische vragen zijn inmiddels vanuit de praktijk van een jaar AVG antwoorden gekomen. Hoe ga je om met deelnemerslijsten? Organiseert u een bijeenkomst? Is het uitreiken van een deel- nemerslijst dan nog wel toegestaan? Ja, maar let daarbij op het volgende. Vermeld bij de inschrijving voor een bijeenkomst dat er een deelnemerslijst komt en geef de mogelijkheid om niet vermeld te willen worden. Zet op de deelnemerslijst alleen naam (eventueel met organisatie- of bedrijfsnaam) en geen e-mailadressen of andere gegevens. Als mensen bij inschrijving kunnen aangeven speciale wensen te hebben met enige relatie tot gezondheid (zoals dieetwensen), zet die gegevens dan niet op een algemene lijst! Foto’s van bijeenkomsten: mag dat? De regel is, dat je toestemming moet hebben om te publice- ren als op een foto of video iemand herkenbaar in beeld is. Bij bedrijfsbijeenkomsten is dat praktisch niet altijd mogelijk. In de voorwaarden voor deelname aan het evenement kun je een toestemmingsbepaling opnemen. Daarin staat dat deelnemers akkoord gaan met het maken én gebruiken van fotomateriaal voor website, magazines, social media en dergelijke. Let wel: aan deelnemers moeten die algemene voorwaarden bij inschrijving bekend zijn gemaakt. Als iemand bezwaar maakt, moet je met dat bezwaar rekening houden. AVG gaat ook over papier? De AVG wordt vaak in relatie gebracht met het bijhouden van elektronische bestanden, maar de wet gaat over de bescher- ming van persoonsgegevens ongeacht de manier waarop ze zijn opgeslagen. Dat betekent dat ook papieren documenten met persoonsgegevens achter slot en grendel moeten en dat je moet vastleggen wie die documenten beheert en mag inzien. Bij ‘slot en grendel’ hoort ook een sluitend sleutelbeheer. Dat wil zeggen dat er een overzicht is wie toegang heeft tot de gegevens. Wat te doen bij een datalek? Zijn persoonsgegevens per ongeluk op een plaats terechtgeko- men waar ze niet horen (bijvoorbeeld e-mailadressen die ten onrechte voor een hele groep zichtbaar zijn), dan spreken we van een datalek. In zo’n geval moet je dat melden bij de AP. Dat kan eenvoudig online. Angst is niet nodig. Als er wat mis gaat, kijkt de AP er vooral naar of de organisatie serieus omgaat met persoonsgegevens. Als dat zo is, krijg je in beginsel advies om herhaling te voorkomen. Een waarschuwing of boete is pas aan de orde als zaken systematisch niet op orde zijn. PPP biedt zijn leden een abonnement op het AVG programma aan. 95% van de leden heeft dit jaarlijks abonnement weer verlengd. Eenvoud, compleetheid en lage prijs blijken de belangrijkste argumenten, samen met tevredenheid over de ervaringen in het eerste jaar. Deze online tool stelt vier keer per jaar automatisch een nieuwe AVG-verklaring beschikbaar, waardoor PPP-leden aanpassingen kunnen maken en altijd kunnen aantonen dat zij aan de privacywetgeving voldoen. Ook wordt dit programma ondersteund door gratis webinars. Voor nieuwe gebruikers worden er invulworkshops georganiseerd. 9