PromZ Vak 01-2018

2018 - nummer 1 - promzvak.nl 27 z 9 ‘Aanbestedingen zijn een black box’ Wel is er nauw contact met de Belastingdienst, vertelt Schalk. Die instantie moet een meer coördinerende rol krijgen voor aanbe- stedingen vanuit de landelijke overheid (zie kader). Löbker van Compacon juicht dit toe. “Je moet als branche de verantwoorde- lijkheid durven nemen om grotere partijen te benaderen en ze – vanuit een onafhankelijk gremium – advies te geven over hoe de industrie in elkaar zit. Want op het moment dat de spelregels helder zijn en de uitvraag transparant is, moet je daar als leve- rancier ook helder mee omgaan.” Keurmerk De aanbestedende diensten een beetje ‘opvoeden’, zodat ze betere aanbestedingen kunnen schrijven, is ook een route die 9 Hans Schalk voor ogen staat. “Daarnaast zou je uiteindelijk ook tot een soort keurmerk kunnen komen waaraan bedrijven in de branche moeten voldoen. Zodat aanbesteders weten dat ze goed zitten als ze met deze partijen in zee gaan.” Tenders zijn vaak rigide en spelen zich af op afstand, stelt Löbker. “Wij hebben daarom al vaker tegen organisaties gezegd: hou intake-gesprekken met potentiële leveranciers. Met zo’n markt- consultatie bouw je ook kennis op, op basis waarvan je zo’n tender goed kunt opzetten.” De partijen profiteren ook van kennisuitwis- seling, vindt Kaspers van Robitex. “Misschien zou je elk jaar de uitgeschreven aanbestedingen moeten laten evalueren door de branche en de weerslag daarvan publiceren. Zo kun je echt voor- beelden uit de markt halen en hier dieper op ingaan.” de branche. Welke moet je dan uitvragen, of dan toch maar functioneel? Wellicht is daar meer standaardisatie mogelijk. Je wilt ook niet per se op prijs gunnen. Dan komt de kwaliteit om de hoek kijken. Maar hoe ga je die kwaliteit uitvragen? Wat is het onderscheidend vermogen van de ene ten opzichte van de andere leverancier? Daar hebben we wel gesprekken over met de sector. Mijn indruk is dat ze dit zelf ook lastig vinden. We krijgen wel wat suggesties, zoals het werken met open calculatie, of meer terugleggen welke toegevoegde waarde de distributeur kan leveren. Maar uiteindelijk gaat het toch om die pennen, caps en shirtjes. Ik laat me graag van het tegendeel overtuigen, maar elke leverancier geeft toch terug dat ze zich onderscheiden door het creatieve proces en het meedenken. Alleen: als iedereen dat doet is dat niet meer zo bijzonder. Wij staan in elk geval open voor suggesties.” Welke aanpak staat de overheid voor, bij de coördinatie van aanbestedingen? “We streven naar bundeling van de vraag en marktkennis. Dat zorgt ook voor een betere inkooppositie op de markt. Doordat leveranciers hun aanbod kunnen bundelen, levert dit ze minder administratie en dus een kostenbesparing op, die in de vraagprijs kan worden doorberekend. Ook hebben zij beter zicht op de vraag van het Rijk. We werken met kleine vakteams en stimuleren het MKB mee te doen aan tenders. De specialisatie op departementen moet ervoor zorgen dat het Rijk marktkennis en expertise opbouwt, en dat de kwaliteit van inkopen toeneemt.” Hoe kijkt u aan tegen de recente Defensie-aanbesteding, waar het kortingspercentage de doorslag zou hebben gegeven? “Op specifieke aanbestedingen kan ik niet ingaan, maar in algemene zin kan ik vertellen dat wij nooit alleen naar prijs kijken. Het gaat om de beste prijs-kwaliteitverhouding. In het beschrijvend document staan verschillende criteria waarop gescoord kan worden, bijvoorbeeld verschillende casussen, plannen van aanpak en implementatieplannen. Andere crite- ria zijn bijvoorbeeld technische bekwaamheid, ontwerpen en druktechnieken. We vragen spelers in de markt hoe zij tegen de aanbestedingen aan kijken en of ze voorbeelden hebben van aanbestedingen die als best practice kunnen dienen. Maar dan blijft het toch vaak stil. Uiteindelijk kan er maar één win- nen. Dat kan wrang zijn, want we zijn ons ervan bewust dat partijen er veel tijd, energie en geld insteken.” Een bekend gegeven is dat spelers in de markt bij de aanbesteding vaak uitgaan van een (goedkope) product- aanbieding, vanuit de gedachte dat ze die in de praktijk nog wel opnieuw kunnen bespreken. Herkent u dat? “Daar zijn we zelf bij en zijn daar erg scherp op. Maar er staan duizenden artikelen in de catalogus. Het zou wel heel toeval- lig zijn als net die ene pen er niet tussen staat. Of dat een alternatief opeens drie keer zo duur is. Dat zouden we ook niet accepteren. Bij een rageartikel, zoals de fidgetspinner enige tijd geleden, kan ik me nog voorstellen dat het product zo nieuw is dat er nog geen referentieprijzen van zijn. Maar dan nog is het slechts een van de artikelen die kunnen worden opgevoerd.” Welke mogelijkheden ziet u om te komen tot betere aanbestedingen? “Met het PPP heb ik het gehad over de mogelijkheid om kennis te delen. De brancheorganisatie geeft geregeld trainingen aan eigen leden. Ik heb de suggestie gedaan dat ze een module zouden kunnen ontwikkelen voor klanten. Daarbij kunnen ze ingaan op hoe de markt in elkaar zit, en hoe opdrachtgevers kwalitatief beter kunnen uitvragen.” 9