PromZ Vak 01-2018

24 H oe lang kan de race to the bottom nog doorgaan? Het is tijd voor een serieuze herijking, vindt Ton Löbker van Compacon. De gang van zaken rond aanbestedingen en tenders is hem al langer een doorn in het oog. Daarin staat hij niet alleen, blijkt uit een rondgang van PromZ Vak. Het speelt al langer: de toenemende professionalisering op het gebied van procurement bij grote organisaties, zoals Löbker het omschrijft. Vooral overheidsinstanties, maar ook grote onder- nemingen schrijven tenders uit voor uiteenlopende opdrachten, van gebouwenbeheer tot wagenpark, tijdelijk personeel en kan- toorartikelen. Ook promotionele artikelen en relatiegeschenken – grotere contracten waarmee veel geld is gemoeid – worden in een aanbesteding gegund. Maar opdrachtgevers beseffen volgens Löbker vaak niet dat dit geen producten zijn die je zo vanaf de plank inkoopt. “Anders dan bij bijvoorbeeld printerpapier spelen bij promotionele producten aspecten als merkbeleving, promotie en creativiteit een rol.” Black box “Aanbestedingen zijn een soort black box,” zegt Hans Schalk van Intercédé. “Je stopt er wat in en je moet maar afwachten wat er uitkomt.” Intercédé doet per jaar aan zo’n tien aanbestedingen mee, afhankelijk van het aanbod. Met ondersteuning van een groepje van vier of vijf medewerkers is Schalk per aanbesteding wel zo’n veertien dagen bezig. Hij merkt dat veel opdrachtgevers ‘knippen en plakken’ uit andere aanbestedingen. “Het is wel eens gebeurd dat in een aanbesteding voor promotionele producten iets over leverworst was blijven staan,” zegt hij. Ook Oene Mees, managing director van de internationele sales- promotiondivisie van Gemaco, stelt vast dat aanbestedingen vaak niet sterk in elkaar zitten. “Het sluit dan niet goed aan bij onze branche. Je ziet geregeld dat aanbestedingen voor kantoorarti- kelen, reizen of IT een klein beetje worden aangepast.” Löbker zet ook vraagtekens bij het gewicht dat opdrachtgevers geven aan kortingspercentages. Er ligt volgens hem vaak te veel Draait het in aanbestedingen uiteindelijk om de prijs? Distributeurs stellen geregeld vast dat opdrachtgevers de branche niet goed snappen. Om contracten binnen te slepen, moe- ten aanbieders zich in bochten wringen. Dat leidt tot absurde kortingspercentages, stelt de een. Maar zo lang je je dienstverlening modulair opbouwt is er niets aan de hand, vindt de ander. Is deze sector echt zo uniek? En wat kunnen distributeurs én opdrachtgevers doen om aanbestedingen soepeler te laten verlopen? ‘Aanbestedingen zijn een black box’ TEKST: ALLARD FREDERIKS nadruk op de prijscomponent. “Distributeurs gaan daarom in de aanbestedingsprocedure nogal eens uit van goedkope producten waarvan ze weten dat die toch niet besteld worden,” zegt Löbker. “De opdrachtgever kijkt alleen onder de streep en zegt intern: we hebben ruim 40 procent bespaard. Dat zou je als branche niet moeten willen. Daarmee hol je de kwaliteit van de sector uit.” Als voorbeeld noemt Löbker de recente aanbesteding van het ministerie van Defensie, voor een complete webshop met pro- motionele producten. “Daar hebben wij, met veel andere partijen, aan meegedaan. Het kortingspercentage bleek een zeer zwaar- wegende factor in deze tender.” Dat is zeker niet uniek, benadrukt Löbker. Wel is het in zijn ogen uitzonderlijk dat de winnende aanbieder - volgens zeggen - een korting van 48 procent op de catalogusprijs bood. Modulair opbouwen Gemaco was die aanbieder. Mees wil geen commentaar geven op individuele cases van klanten. “In het algemeen zijn wij in staat om transacties tegen relatief lage kosten uit te voeren. Als een opdrachtgever zo georganiseerd is dat orders via automatische processen kunnen worden ingekocht en uitgeleverd, zonder tus- senkomst van accountmanagers, dan geldt: hoe efficiënter die transactie is, hoe lager de kostprijs.” Het draait volgens Mees om goed gebruikmaken van IT. “En het is zaak om de dienstverlening modulair op te bouwen; kosten die vroeger misschien als service in de prijs van het product zaten, kun je separaat in rekening brengen, zoals warehousing en advies.” Aanbestedingen zijn een fact of life, stelt Oene Mees van Gemaco. “Wij hebben de keuze gemaakt om met grote fast movers te werken. Die hanteren vrijwel allemaal aanbestedingen. Je hebt geen keus. Dit zijn grote partijen die hun inkoop stroomlijnen. Dat gaan wij niet veranderen.” Dat marges de afgelopen jaren zijn afgenomen heeft volgens Mees te maken met het fenomeen van aanbestedingen, maar vooral ook met online aanbiedingen. “Alles wordt transparanter. Je tikt het in op Alibaba.com en je