PromZ Vak 03-2015

2015 - nummer 3 - www.promz.nl 35 z > KARIN SCHAPER Vraag & Antwoord z Het kan beter met de aanbesteding. Welke rol kunnen distributeurs en PPP richting opdrachtgevers daarin spelen? Dat vraagt Cocky Schalk (Intercédé) aan Edwin Bouman (PPP-voorzitter). In het volgende nummer van PromZ Vak de vraag van Edwin Bouman aan een vakgenoot en het antwoord, etcetera. Cocky Schalk: Een onderwerp dat ons al lang bezighoudt zijn (Europese) aanbestedingen. Ook het PPP is eerder met dit onderwerp bezig geweest. De gedachte was een aantal richtlijnen vast te stellen voor partijen die aanbestedingen uitschrijven. Daartoe – en om wat meer inzicht te geven in hoe onze branche functioneert – heeft het PPP begin 2014 ook de zogeheten aanbestedingswijzer voor opdrachtgevers geschreven. Ik ben benieuwd hoe deze is verspreid. De laatste tijd heeft zich  op het gebied van aanbestedingen een aantal opmerkelijke feiten voor­ gedaan. Ik noem er een aantal: Als marktconforme verzend- en handlingskosten wordt een prijs van minder dan twee dubbeltjes en zelfs een keer 0 cent geaccepteerd. Een postzegel is nog duurder. Je zult begrijpen wie de winnaar was. Meerdere malen wordt de aanbesteding zo geschreven dat er slechts 1 partij kan winnen. Met name in het kerstsegment doet zich dit regelmatig voor (VVV bonnen). Er zijn aanbestedingen waar niemand op inschrijft omdat het eisenpakket extreem is. Wel positief, maar dit kan niet de bedoeling zijn. Meedoen aan een aanbesteding is arbeidsintensief, helemaal gezien het gemiddeld aantal mede- werkers heden ten dage bij een distributeur. Het zou goed zijn wanneer de aanbestedende partijen beter geïnformeerd worden hoe onze branche te werk gaat. Immers, voor hen is het ook veel werk en teleurstellend wanneer er reuring ontstaat zoals een kort geding of er zelfs helemaal geen inschrijvers zijn. Wat vind jij als PPP-voorzitter hiervan en wat kan het PPP in dit kader voor hun distributeurs betekenen? Edwin Bouman: Ik ben het met je eens. Een aanbesteding kost veel tijd en energie, opdrachtgevers vragen heel veel informatie. En de laatste 2 kantjes van het bidbook betreffen pas vaak, frustrerend genoeg, de feitelijke offerte waar het om gaat waarbij de specificaties van de gevraagde producten lang niet altijd worden omschreven. Als opdrachtgever verzamel je op deze manier veel informatie van meerdere partijen waarbij je je soms afvraagt of de relevantie wel aanwezig is. De trend van leveranciers om tegen kostprijs of daaronder in te schrijven is niet nieuw. We zien dit in meer branches. Men hoopt dat de feitelijke business anders is dan de tender en de prijzen gedurende de relatie op te schroeven of gewoonweg andere, duurdere producten te verkopen dan in de aanbesteding aangeboden. Dit is niet leuk, maar niet verboden. Als een opdrachtgever dan ook nog kiest voor een partij die verzend- en handlingkosten voor niets of ver onder kostprijs aanbiedt dan moet je je afvragen wie wie voor de gek houdt. Of hebben sommige opdrachtgevers en aanbieders boter op hun hoofd? Het PPP heeft reeds 2,5 jaar geleden een factsheet met handvatten voor het uitschrijven van een tender voor aanbesteders opgesteld. Deze is per post verspreid onder de leden en is nog altijd te downloaden op de PPP-site. Bij iedere aanbesteding kan de distributeur deze aanbieden bij de opdrachtgever, uiteraard liever nog eerder, als men weet dat de tender er aan gaat komen. PPP zou het liefst deze factsheet direct willen aanbieden bij de opdrachtgevers. Echter PPP heeft geen database van deze opdrachtgevers en de ervaring leert dat veel leden deze informatie ook niet willen delen. Het zou een goede move zijn als distributeurs hun klanten op voorhand zelf informeren over het bestaan van deze factsheet. Het uitschrijven van een aanbesteding staat iedere opdrachtgever vrij te doen zoals hij dat wil, zoals ook iedere gekozen “leverancier” het vrij staat om eraan deel te nemen en in te schijven tegen de prijzen die hij wil. Maar staan er onverkwikkelijke zaken in het bestek, meld dit dan onmiddellijk bij de aanbesteder maar bijvoorbeeld ook bij het PPP. Dan geeft dit de kans om de aanbesteder alsnog te informeren en zaken bij te stellen. Zo “voeden” we met elkaar de aanbesteders op en ontstaat er hopelijk een nieuw, sportiever umfeld. 9